Politique de confidentialité et de protection des données

Date d’entrée en vigueur : 1er septembre 2023
Dernière mise à jour : 13 septembre 2026

Deus Ex Machina ASBL accorde une importance particulière à la protection de la vie privée et des données personnelles de ses participants, membres, bénévoles et visiteurs.

La présente politique explique comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons les données personnelles dans le cadre de nos activités de jeux de rôle grandeur nature, de notre site internet deus-ex-machina.be, de notre application de gestion MACHINA et du Portail participant.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Deus Ex Machina ASBL
Belgique
Site internet : deus-ex-machina.be
Contact général et demandes relatives à la protection des données : hello [at] deus-ex-machina.be

Deus Ex Machina ASBL détermine les finalités et les moyens des traitements décrits dans la présente politique.

2. MACHINA et le Portail participant

MACHINA est l’outil interne utilisé par l’organisation de Deus Ex Machina pour gérer notamment les événements, les inscriptions, les participants, les paiements, les personnages, les rôles, les scénarios et les documents nécessaires à l’organisation de nos jeux. Depuis septembre 2026, MACHINA gère également la correspondance de l’association : les courriels échangés avec les participants par l’adresse hello [at] deus-ex-machina.be, et le courrier de l’association reçu et envoyé par sa boîte Gmail (fournisseurs, lieux, assureurs, partenaires). La section 8 décrit ce traitement.

Le Portail participant est l’espace personnel destiné aux participants. Il permet notamment, selon les fonctionnalités disponibles et les droits de l’utilisateur, de s’inscrire à un événement, de consulter son propre statut d’inscription et de paiement, de déposer une photographie, de consulter le trombinoscope lorsqu’il y est autorisé, ainsi que d’accéder aux informations et documents de jeu qui lui sont destinés. Le Portail peut être installé sur un téléphone ou un ordinateur comme une application ; il reste le même site, avec les mêmes données.

L’accès au Portail est personnel. Un participant ne peut consulter que les informations correspondant à son propre compte et aux personnages, inscriptions ou documents auxquels il est autorisé à accéder.

3. Données que nous pouvons traiter

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons notamment traiter les catégories de données suivantes :

Données d’identité et de contact : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, date de naissance et coordonnées d’une personne à prévenir en cas d’urgence. Lorsqu’un participant nous écrit depuis une autre adresse électronique que celle de son dossier, cette adresse peut être retenue comme adresse secondaire afin que ses messages rejoignent son dossier.
Photographies : le portrait qu’un participant dépose sur son espace, ou qu’un organisateur dépose à sa demande, ainsi que les versions techniques qui en sont dérivées (miniature, aperçu) et une version source réduite conservée pour permettre le recadrage. Le dépôt est facultatif et l’affichage aux autres participants est soumis à un consentement spécifique, décrit à la section 6.
Données d’inscription : événement concerné, catégorie de participation, fonction éventuelle, statut d’inscription et informations pratiques propres à l’événement.
Données de paiement : montant dû, montant payé, statut du paiement et références nécessaires au rapprochement d’un paiement avec une inscription, notamment les informations d’un virement reçu (nom du donneur d’ordre, communication, montant, date). MACHINA n’a pas vocation à conserver les données complètes d’une carte bancaire.
Données de jeu : personnage, classe, compétences, factions, évolution, capacités, sorts, oraisons, rôles, scénarios et documents de jeu associés. Ces données sont généralement fictives, mais elles constituent des données personnelles lorsqu’elles sont rattachées à un participant identifiable.
Données de santé, allergies et besoins particuliers : uniquement lorsque le participant choisit de les communiquer dans le cadre de son inscription.
Correspondance : les courriels échangés entre un participant et l’organisation par l’adresse hello [at] deus-ex-machina.be, ceux échangés par le courrier de l’association, leurs pièces jointes, ainsi que les informations de remise transmises par notre prestataire d’envoi (message remis, ouvert, refusé). La section 8 précise ce traitement.
Contacts de nos fournisseurs et partenaires : nom, fonction et coordonnées professionnelles des personnes avec lesquelles l’association correspond pour l’organisation de ses événements (lieux, matériel, assurances, banque, services). MACHINA les regroupe sous le nom de « tiers ».
Données techniques et de sécurité : informations nécessaires au fonctionnement, à l’authentification, à la sécurité et à la traçabilité technique de nos services, telles que les informations de session, journaux techniques ou adresse IP lorsque celles-ci sont enregistrées.

Nous demandons aux participants de ne pas introduire inutilement, dans les zones consacrées aux personnages ou aux backgrounds de jeu, de véritables données personnelles sensibles les concernant ou concernant des tiers.

4. Finalités et bases juridiques

Nous traitons les données nécessaires à l’inscription et à la participation afin de gérer les inscriptions, organiser les événements, préparer l’accueil, assurer le suivi administratif et financier, gérer les personnages et rôles et fournir aux participants les informations ou documents nécessaires à leur participation.

Ces traitements reposent principalement sur les mesures nécessaires à l’inscription et à l’exécution de la relation entre le participant et Deus Ex Machina ASBL. La conservation de la correspondance échangée avec un participant, nécessaire au suivi de sa participation et à la continuité des échanges d’un événement à l’autre, repose sur la même base.

Certaines données peuvent également être traitées afin de respecter une obligation légale, notamment en matière comptable, administrative ou lorsque des informations doivent être communiquées à un assureur dans le cadre de l’organisation de l’événement. Une pièce jointe reçue par courrier et enregistrée comme justificatif comptable (facture, note de frais) relève de cette obligation.

Les traitements nécessaires à la sécurité des systèmes, à la prévention des abus, à la continuité de fonctionnement de MACHINA et du Portail et à la conservation d’un historique utile de la campagne peuvent reposer sur l’intérêt légitime de Deus Ex Machina ASBL, dans la mesure où cet intérêt ne porte pas une atteinte disproportionnée aux droits et libertés des personnes concernées. Relèvent de cet intérêt légitime le suivi de la remise des courriels envoyés (savoir si un message est parvenu à son destinataire), la mise à l’écart des courriels indésirables, et le traitement des coordonnées professionnelles des contacts de nos fournisseurs et partenaires.

Le traitement des données relatives à la santé, aux allergies ou à des besoins particuliers pouvant révéler l’état de santé repose sur le consentement explicite du participant lorsqu’il choisit de communiquer ces informations.

L’affichage de la photographie d’un participant aux autres participants autorisés, son incorporation dans des documents de jeu, ainsi que la récupération d’une photographie sur un profil public du participant, reposent sur le consentement du participant, décrit à la section 6.

5. Données de santé, allergies et besoins particuliers

Lors de l’inscription à un événement, Deus Ex Machina permet aux participants de communiquer certaines informations relatives à leur santé, à leurs allergies ou à des besoins particuliers lorsqu’elles peuvent être utiles à leur sécurité ou à l’organisation de l’événement.

La communication de ces informations est facultative. Un participant peut s’inscrire sans renseigner ces champs.

Lorsqu’un participant choisit de communiquer de telles informations, il lui est demandé de consentir explicitement à leur traitement. Ce consentement est distinct de l’acceptation générale de la politique de confidentialité.

Les informations communiquées sont importées et conservées dans MACHINA. En raison de leur caractère sensible :

elles ne sont pas affichées dans la liste générale des inscriptions ni dans les écrans de gestion quotidienne des participants ;
elles sont regroupées dans une page spécifique de MACHINA destinée à n’être consultée par les personnes autorisées qu’en cas de besoin ;
elles peuvent faire l’objet d’une impression spécifique lorsqu’une liste papier est nécessaire à la sécurité ou à l’organisation de l’événement ;
les documents imprimés doivent être conservés de manière confidentielle et détruits lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ;
elles ne sont pas rendues accessibles aux autres participants par le Portail.

Le participant peut retirer son consentement à tout moment. Lorsque le consentement est retiré, les données concernées sont supprimées lorsqu’aucune autre base juridique ne justifie leur conservation.

6. Photographies, trombinoscope et documents de jeu illustrés

Un participant peut déposer une photographie (portrait) depuis son espace du Portail. Ce dépôt est facultatif : il n’est jamais une condition d’inscription ou de participation.

Consentement d’affichage. Au moment du dépôt, le participant indique s’il autorise l’affichage de sa photographie aux autres participants autorisés. Ce consentement est spécifique, distinct de l’acceptation de la présente politique, et rattaché à une version datée de ses conditions : si la portée de l’affichage venait à changer, un nouveau consentement serait demandé et les photographies ne seraient pas affichées entre-temps. Le participant peut retirer son consentement à tout moment ; sa photographie cesse alors immédiatement d’être affichée.

Dépôt par l’organisation. Un participant qui ne souhaite pas déposer sa photographie lui-même peut demander à un organisateur de le faire pour lui depuis MACHINA. L’affichage aux autres participants reste soumis au même consentement : l’organisateur l’enregistre uniquement si le participant le lui a donné, par écrit ou de vive voix, et à défaut la photographie n’est visible que de l’équipe d’organisation. Le participant conserve la possibilité de remplacer ou de retirer cette photographie depuis son espace, à tout moment.

Photographie récupérée sur un profil public. Un participant sans photographie peut, depuis son espace du Portail, autoriser l’organisation à récupérer une photographie de lui sur l’un de ses profils publics (par exemple Facebook ou Instagram) et à l’afficher dans le trombinoscope. Cette autorisation est donnée par une case dédiée, jamais cochée d’avance ; elle est datée, rattachée à la version en vigueur des conditions d’affichage, et vaut consentement d’affichage. Elle peut être retirée à tout moment depuis le même espace. L’organisation ne récupère qu’une photographie publiée par le participant lui-même, ne conserve que celle qu’elle dépose dans MACHINA, et ne se sert de l’autorisation pour aucune autre finalité. Sans cette autorisation, l’organisation ne récupère aucune photographie.

Recadrage et version source. L’organisation peut recadrer une photographie (choisir la partie visible, agrandir) afin que le visage soit reconnaissable dans les formats réduits. Pour le permettre, une version source réduite est conservée avec les versions techniques : pour une photographie déposée par le participant, il s’agit du carré qu’il a lui-même choisi au dépôt, jamais du fichier complet ; pour une photographie déposée par l’organisation, il s’agit de la photographie réduite. La version source n’est jamais montrée aux autres participants et disparaît avec la photographie.

Le trombinoscope. Le Portail comporte un trombinoscope présentant les participants inscrits à l’événement en cours : nom et prénom (ou nom d’usage), personnage et classe pour un joueur, rôle et fonction pour un personnage non-joueur, catégorie de participation, et photographie lorsque celle-ci est consentie. Une personne sans photographie consentie y figure sans image.

L’accès au trombinoscope est réservé aux participants inscrits à l’événement en cours dans les catégories PNJ, organisation et intendance, dont l’activité nécessite de reconnaître les autres participants. Les joueurs n’y ont pas accès.

Engagements de consultation. Avant toute consultation du trombinoscope, chaque personne autorisée doit accepter des engagements de confidentialité portant sur l’usage des données d’autrui : les informations et photographies consultées ne peuvent être utilisées que pour la préparation et le déroulement du jeu, ne peuvent être ni rediffusées, ni copiées, ni publiées, et doivent être traitées avec discrétion. Ces engagements sont renouvelés à chaque événement. Le consentement d’affichage donné par la personne photographiée et les engagements souscrits par la personne qui consulte sont deux choses distinctes : le premier autorise l’affichage, les seconds encadrent la consultation.

Mesures techniques. Seules des versions réduites (miniature, aperçu) sont montrées aux participants, jamais la version source. Les photographies d’autrui ne sont pas mises en cache de manière persistante par le navigateur, afin qu’elles ne survivent pas à la session sur un poste partagé. Toute demande non autorisée reçoit la même réponse qu’une photographie absente.

Documents de jeu illustrés. Certains documents de jeu personnels — notamment le document de rôle remis à un personnage non-joueur — peuvent présenter les participants que le destinataire côtoiera en jeu : nom du personnage, nom du participant, fonction ou classe, et photographie. La photographie n’y est incorporée que si le consentement d’affichage de la personne concernée est valide au moment où le document est composé ; à défaut, seule l’identité textuelle apparaît. Ces documents sont personnels, remis à leur seul destinataire par le Portail, et couverts par les engagements de confidentialité ci-dessus, y compris lorsqu’ils sont imprimés.

Portée du retrait. Le retrait du consentement d’affichage vaut immédiatement pour le trombinoscope et pour toute composition ultérieure de documents. Il ne permet pas de rappeler les exemplaires d’un document déjà remis ou imprimé avant le retrait ; ces exemplaires restent couverts par les engagements de confidentialité de leurs détenteurs, et le participant peut demander à l’organisation les mesures raisonnables complémentaires prévues par la réglementation.

7. Communications avec les participants

Deus Ex Machina n’utilise pas les coordonnées des participants pour l’envoi de newsletters ou de communications promotionnelles générales.

Les informations générales concernant l’association, ses activités et ses événements sont diffusées par l’intermédiaire de ses canaux publics, notamment son site internet et sa page Facebook.

Nous pouvons toutefois contacter directement un participant lorsqu’une communication individuelle est nécessaire ou légitime dans le cadre de sa relation avec Deus Ex Machina. Cela peut notamment concerner une question relative à son inscription, son paiement, sa participation, son personnage, son rôle, ses documents de jeu ou toute autre question pratique ou organisationnelle qui le concerne directement. C’est notamment par ce canal qu’un participant est averti lorsque son dossier de jeu est disponible sur le Portail : le courriel contient une invitation à se connecter, jamais les documents eux-mêmes.

Les coordonnées des participants ne sont pas utilisées à des fins de prospection commerciale et ne sont pas communiquées à des tiers à cette fin.

8. Correspondance et messagerie

Les échanges avec les participants. Les courriels qu’un participant adresse à hello [at] deus-ex-machina.be, et ceux que l’organisation lui envoie depuis cette adresse, sont conservés dans MACHINA, avec leurs pièces jointes, et rattachés à son dossier. Ils y forment une conversation par sujet, que l’organisation suit, clôt ou reprend. Cette conservation permet de retrouver ce qui a été convenu avec un participant, d’un message et d’un événement à l’autre, et de répondre depuis un seul endroit. Un message dont l’expéditeur n’est pas connu de MACHINA est mis à l’écart, sans être rattaché à quiconque, jusqu’à ce qu’un organisateur le reconnaisse ; les messages ainsi écartés qui ne sont rattachés à personne sont supprimés automatiquement après trente jours.

L’envoi et son suivi. Les courriels de l’organisation vers les participants sont expédiés par un prestataire spécialisé (voir section 11), qui nous transmet l’état de chaque envoi : remis, ouvert, refusé ou adresse bloquée. Cette information sert uniquement à savoir si un message est parvenu à son destinataire et à ne pas insister vers une adresse qui refuse nos courriels. Elle n’est pas utilisée pour mesurer l’attention des participants ni pour aucune autre finalité.

Le courrier de l’association. Le courrier reçu et envoyé par la boîte Gmail de l’association — pour l’essentiel des échanges avec des fournisseurs, des lieux, des assureurs, la banque et des partenaires — est également lu et géré depuis MACHINA. Les personnes de contact de ces organisations y sont enregistrées comme « tiers », avec leurs coordonnées professionnelles. Lorsqu’un participant écrit à cette adresse, son message est rattaché à son dossier comme s’il avait écrit à hello@, et une copie en est conservée à cet effet. Les messages restent également dans la boîte Gmail de l’association, qui en est l’archive.

Les pièces jointes. Les fichiers joints aux messages sont conservés sur nos serveurs avec le message, hors de toute zone accessible publiquement, et ne sont accessibles qu’aux organisateurs. Une pièce jointe peut être enregistrée comme justificatif comptable ou reliée à une obligation de l’association ; elle est alors conservée pendant les durées légales applicables à la comptabilité.

9. Consultation de l’inscription, du paiement et des documents dans le Portail

Les statuts d’inscription et de paiement ne font pas l’objet d’une publication publique.

Chaque participant authentifié peut consulter dans le Portail, selon les fonctionnalités disponibles, les informations relatives à sa propre participation, notamment :

son statut d’inscription ;
sa catégorie de participation ;
son statut de paiement et, le cas échéant, le montant restant dû ;
les informations pratiques relatives à l’événement ;
les informations concernant son personnage ou son rôle ;
sa photographie, l’état de son consentement d’affichage et, le cas échéant, l’autorisation de récupération d’une photographie qu’il a donnée ;
le trombinoscope, s’il appartient à une catégorie autorisée et a accepté les engagements de consultation ;
les documents de jeu qui lui sont destinés — notamment son document de rôle, sa fiche technique et ses annexes — une fois que l’organisation les lui a envoyés.

Ces informations sont personnelles et ne sont pas publiées sur le site internet ou sur les réseaux sociaux.

10. Accès aux données par l’organisation

Les données contenues dans MACHINA ne sont pas librement accessibles à tous les membres de l’organisation. Les accès sont accordés en fonction des besoins et des responsabilités.

Les informations nécessaires à la gestion habituelle des inscriptions sont accessibles dans les écrans correspondants de MACHINA. Les informations particulièrement sensibles, notamment les données de santé, sont volontairement exclues de ces écrans généraux et regroupées dans un espace spécifique.

Les organisateurs, scénaristes ou responsables de rôles peuvent accéder aux informations de jeu nécessaires à la préparation et au déroulement de l’événement, selon leurs fonctions. La correspondance et les justificatifs comptables ne sont accessibles qu’aux organisateurs dont les fonctions le requièrent.

11. Destinataires et prestataires techniques

Deus Ex Machina ASBL ne vend pas les données personnelles des participants.

Les données peuvent être accessibles aux membres autorisés de l’organisation ainsi qu’aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement de nos services. Au 13 septembre 2026, ces prestataires sont :

OVH (France), pour l’hébergement du site, de MACHINA et du Portail, et pour la boîte hello [at] deus-ex-machina.be ;
Brevo (France), pour l’envoi des courriels de l’organisation aux participants et le suivi de leur remise ;
Google (États-Unis), pour la boîte Gmail qui reçoit le courrier de l’association ; ce prestataire est établi en dehors de l’Espace économique européen, et le transfert repose sur les mécanismes prévus par la réglementation (décision d’adéquation et clauses contractuelles types) ;
notre banque, pour les paiements reçus par virement, dont nous ne recevons que les informations nécessaires au rapprochement avec une inscription.

Lorsque cela est nécessaire à l’organisation d’un événement, certaines données peuvent également être communiquées à un assureur, au responsable du lieu d’accueil, à un prestataire directement impliqué dans l’événement, aux services de secours ou aux autorités compétentes.

Seules les données nécessaires à la finalité concernée doivent être communiquées.

Lorsqu’un prestataire implique un transfert de données en dehors de l’Espace économique européen, Deus Ex Machina veille à ce que ce transfert repose sur un mécanisme autorisé par la réglementation applicable.

12. Durée de conservation

Les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard de leur finalité.

Les données d’inscription et d’organisation sont conservées pendant la durée nécessaire à la préparation, au déroulement et au suivi de l’événement. Les éléments nécessaires à l’historique de participation ou à la continuité d’un personnage et de la campagne peuvent être conservés plus longtemps lorsqu’ils restent utiles à cette finalité.
Les photographies, leurs versions techniques et leur version source sont conservées tant que la photographie est déposée. En cas de retrait du consentement d’affichage, la photographie cesse immédiatement d’être montrée ; en cas de retrait de la photographie ou de demande de suppression, l’ensemble est effacé immédiatement de nos serveurs, sans copie ni archive. L’autorisation de récupération d’une photographie est conservée tant qu’elle n’est pas retirée.
La correspondance avec un participant et ses pièces jointes sont conservées pendant la durée de sa relation avec l’association et de l’historique de campagne qui le concerne, puis supprimées ou anonymisées avec son dossier. Les messages écartés comme indésirables et rattachés à personne sont supprimés automatiquement après trente jours. Les informations de remise sont conservées avec le message qu’elles concernent.
Le courrier de l’association et les coordonnées des contacts de nos fournisseurs et partenaires sont conservés tant que la relation avec l’organisation concernée est active ou que l’historique en reste utile.
Les données de santé, allergies et besoins particuliers sont conservées uniquement pendant la durée où elles restent nécessaires à la sécurité et à l’organisation de l’événement, puis supprimées lorsqu’elles ne sont plus utiles, sauf nécessité de conserver certaines informations dans le cadre du suivi d’un incident ou de la défense de droits.
Les informations comptables, justificatifs et données de paiement — y compris les pièces jointes enregistrées comme justificatifs — sont conservés pendant les durées imposées par la législation applicable.
Les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée proportionnée à leur finalité.

Lorsqu’une conservation nominative n’est plus nécessaire, les données peuvent être supprimées ou anonymisées.

13. Sécurité

Deus Ex Machina met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l’accès non autorisé, la modification, la divulgation, la perte ou la destruction.

MACHINA et le Portail sont des applications distinctes. Le Portail n’accède pas directement à la base de données interne de MACHINA : leurs échanges applicatifs passent par une passerelle contrôlée et sécurisée.

Les accès sont limités aux personnes qui en ont besoin et les opérations sensibles peuvent faire l’objet d’une traçabilité technique. Le dépôt, le recadrage et le retrait d’une photographie, ainsi que les autorisations données ou retirées, sont journalisés.

14. Cookies et stockage local

Le site internet, MACHINA et le Portail peuvent utiliser des cookies ou mécanismes équivalents nécessaires à leur fonctionnement, notamment pour maintenir une session, permettre l’authentification, mémoriser certains réglages ou assurer la sécurité du service.

Lorsque le Portail est installé comme application, le navigateur conserve localement les éléments techniques de l’interface nécessaires à son affichage et à une page d’attente hors connexion. Aucune donnée personnelle du participant n’est conservée par ce mécanisme en dehors de la session.

Si des cookies ou traceurs non indispensables sont utilisés, ils sont soumis au consentement de l’utilisateur lorsque la réglementation l’exige.

15. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez, selon les conditions prévues par la réglementation, notamment des droits suivants :

accéder aux données personnelles que nous conservons à votre sujet et en obtenir une copie ;
demander la rectification de données incorrectes ou incomplètes ;
demander l’effacement de données lorsque les conditions légales sont remplies ;
demander la limitation d’un traitement ;
vous opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, notamment le suivi de la remise des courriels ;
demander, lorsque cela est applicable, la portabilité de vos données ;
retirer à tout moment un consentement précédemment donné — notamment le consentement d’affichage de votre photographie et l’autorisation de récupération d’une photographie sur vos profils publics — sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données en Belgique.

Pour exercer ces droits ou poser une question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à hello [at] deus-ex-machina.be.

Nous pouvons demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité de la personne qui exerce une demande.

16. Décisions automatisées

MACHINA peut automatiser certaines opérations administratives ou certains calculs liés aux règles du jeu, aux inscriptions, aux paiements ou aux personnages. Elle rattache automatiquement un courriel au dossier de son expéditeur et met à l’écart les courriels d’expéditeurs inconnus ; un organisateur peut toujours reprendre un message écarté.

Ces opérations ne constituent pas des décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative les participants au sens du RGPD. Les décisions organisationnelles importantes restent sous la responsabilité de l’équipe de Deus Ex Machina.

17. Modifications de la présente politique

La présente politique peut évoluer afin de tenir compte des modifications de nos activités, de MACHINA, du Portail, de nos prestataires ou de la réglementation.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

Lorsqu’une modification importante concerne la manière dont nous utilisons les données déjà collectées, les personnes concernées en sont informées lorsque cela est nécessaire.

La simple publication d’une nouvelle version de cette politique ne vaut pas consentement pour les traitements qui nécessitent légalement un accord spécifique.

GDPR